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如何制造一份好月报

日期:2020-07-16 13:50

  精品文档 你我共享 如何制造一份“满意”的月报? 2010-12-06 11:40:56 星期一 月报,顾名思义,就是月度报告,作为管理人,对此,肯定不会 陌生?谁没有写过月报呢,对不对?但,如果,能将 10 个人的月报放 到一起,你再去看,优劣就自然显现出来。那么,如何才能写出一份令 人“满意”的月报呢?笔者想借本文与各位简单探讨一下。 一、“满意”的标准 什么样的月报才是令人“满意”的月报?我们首先要弄清楚这个 问题。如何弄清楚呢?应该采用“换位思考”的方法,就是以看你报告 的人的角度去思考,比如,以你的直接上司、你的老板、你的客户等相 关方的角度,去审视你的报告。他们的要求,就是你制作“报告”的标 准。 比如,你需要准备一份月度生产报告。那么,你就应该先问问自 己,如果你作为上司、老板或者客户,你希望从这份月度生产报告中看 到什么?了解到什么?因为,你自己的想法,往往也就是他们的想法, 尽管因为所处的实际职位、环境不一样,可能会存在一些出入,但这个 出入,一般来说不是特别大,是在他们可以接受的范围的。 但如果你没有这种“换位思考”的过程,只是为写报告而准备报 AAAAAA 精品文档 你我共享 告,那么,你所做的报告的质量将首先大打折扣,其次,很难符合他们 的要求或者叫口味。因为你所准备的东西,往往不是他们需要了解的东 西、关心的东西,这样的报告,哪怕只有一页,对于你的上司、老板或 者客户来讲,都是冗长的、乏味的。 二、报告中要有“闪光点” 报告中一定要有“闪光点”,“报告”一词,从字面意思看,是 “报告”与“告知”,就是将一件事情报告给某人,使某人知道。但这 不等于,报告就是纯粹的“ 陈述”,如果如此,那么,报告,完全没 有必要由报告人亲自报告,通过一封邮件、一段录音等等,完全可以解 决。因此,“报告”出来对客观的陈述以外,还应该加入报告人的“思 考”,这就是报告的“闪光点”。 你的上司、老板或者客户,可能对你的客观陈述没有兴趣,但往 往能关注你的“意见”,也就是你在报告中表现出来的思考。所以,在 制作“月报”时,应该适当的加入你的“思考”,即“意见”、“建 议”、“见解”等。这样的“闪光点”不仅能为你的报告增色,更能让 你的上司、老板或客户“发现”你。 三、报告要有好“看相” 也许有人觉得,报告,主要是对客观的、实际的情况的反应,顶 多加上一些自己的意见,至于外观的样式如何,根本不重要。我不能说 AAAAAA 精品文档 你我共享 这种看法是错的,因为每个人有每个人的想法,而且这也不是一个一加 一等于几的问题。再者,对于报告来说,其内容,确实也是最主要的。 但, 这种看法, 至少是不全面的、 不深刻的。 倘若只是制作一份“报告”, 这种看法就已足够,但如果要是制作一份“令人满意的报告”,这种看 法,显然是不恰当的。 好的“看相”不仅是为了好看而已,同时,为你传递报告的内容 也有不可估量的作用。比如,如果你的上司、老板或客户,就是讨厌红 色或者讨厌粗体字, 但是, 你的报告中, 却通篇或绝大部分都是红色的、 粗体的文字,试想,这会不会影响报告接受人的情绪?这种情绪会不会 影响他们对报告接受的程度呢? 此外,报告的“看相”不仅可以影响阅读人的情绪,还可以影响 阅读人对你的第一映像或看法。 因为报告的外观更多的反映着制作报告 人的基础文化素质、水平。比如,文字的表述可以反映制作人的文字表 达功底,版面的设计,可以反映一个人的文化修养,表格的使用,可以 反映一个人的基础电脑技术,等等这些,都可以衡量出报告制作人的基 本功底,你希望你给别人留下一个什么样的印象呢? 四、制作报告时,应注意哪些问题 1 报告应该具备标题、制作人、部门、日期以及公司等信息; 如可条件,应将公司的标识、名称放在报告的每一页,这样做, AAAAAA 精品文档 你我共享 一方面可以凸显报告的正式性, 另外一方面可以让阅读者找到熟悉的画 面,加强其对报告的认同感;此外,也应该将制作人、所属部门等标识 上去,同样可以加强阅读人对你的印象和能力的认可等; 2 报告应该有封面、目录、内容和封底; 封面是报告的标题和相关标识信息,比如什么部门的什么“月 报”等,“目录”不是指真正的目录,而是指报告的主要内容概要,内 容页就是按照目录中的概要来一一组织的,封底,是对整个报告的最终 总结; 3 报告中的文字组织应该合理 报告中除了图片、图表以外,就是文字,文字作为报告的组成部 分,占有着十分重要的比例,因此,文字的组合一定要合理、准确、恰 当。虽然没有写作文那样严格,但通畅的、符合逻辑的文字表述,能更 方便别人的阅读和理解; 以上,便是笔者想与各位探讨、分享的一些关于“月报”制作的 问题。 沁园春·雪 北国风光, 千里冰封, 万里雪飘。 望长城内外, 惟余莽莽; 大河上下, 顿失滔滔。 AAAAAA 精品文档 你我共享 山舞银蛇, 原驰蜡象, 欲与天公试比高。 须晴日, 看红装素裹, 分外妖娆。 江山如此多娇, 引无数英雄竞折腰。 惜秦皇汉武, 略输文采; 唐宗宋祖, 稍逊风骚。 一代天骄, 成吉思汗, 只识弯弓射大雕。 俱往矣, 数风流人物, 还看今朝。 克 AAAAAA

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